HR tonie pod setkami pytań od pracowników? Zautomatyzuj kadry i płace, aby przestać marnować czas i pieniądze
Raport Deloitte Tech Trends 2022 wskazuje automatyzację na dużą skalę jako podstawowy trend technologiczny. Mimo tego dążenie do minimalizacji – a wręcz likwidacji – powtarzalnych czynności omija niektóre procesy kadrowo-płacowe nawet w takich branżach, jak IT czy marketing. Pandemia przyspieszyła digitalizację w obszarze HR ze względu na rozproszenie zespołów, ale jeszcze wiele firm nie odkryło, jak potężnym game changerem dla działu kadr i płac jest samoobsługa pracownicza. Na czym polega? Z czyją pomocą warto ją wdrożyć?
Samoobsługa pracownicza – fundament efektywnych systemów HR
Samoobsługa pracownicza może się kojarzyć ze scedowaniem dodatkowych obowiązków na pracowników – niezależnie od ich specjalizacji. Na szczęście narzędzia ESS, czyli Employee Self-Service, nie generują dodatkowych obciążeń dla podwładnych, a wręcz przeciwnie. Celem samoobsługi pracowniczej jest zautomatyzowanie czynności kadrowo-płacowych i ulepszenie komunikacji pomiędzy kadrami a pracownikami.
Zarządzanie urlopami, obliczanie wynagrodzeń czy ewidencjonowanie czasu pracy – w tych zadaniach wewnętrzni specjaliści ds. kadr i płac lub osoby współpracujące z biurem rachunkowym wciąż często wykorzystują papierową dokumentację lub różne, niewspółpracujące ze sobą narzędzia i zbierają dane na piechotę. W efekcie czas i koszt obsługi administracyjnej jednego pracownika są istotnie zawyżone. Tymczasem z danych TribePerk, nowoczesnej platformy kadrowo-płacowej, wynika, że automatyzacja skraca czas potrzebny do rozliczenia wynagrodzenia pracownika średnio aż o 74%!
Kolejną bolączką w przestarzałym systemach kadrowo-płacowych jest brak kont pracowniczych, które umożliwiałyby zarówno szybkie przesyłanie informacji kadrowym, jak i podgląd danych w dowolnym momencie. Pracownicy pozbawieni tej możliwości używają różnych narzędzi (np. do kontrolowania nieobecności członków zespołu, rejestrowania nadgodzin) i proszą inne osoby o informacje o wynagrodzeniu (np. pasek płacowy i wytłumaczenie, jak go odczytywać). Tak powstają nie tylko straty czasowe i pieniężne, ale także frustracja wynikająca z utrudnionego dostępu do podstawowych danych.
Wyobraź sobie, że możesz uniknąć tych problemów dzięki ekosystemowi kadrowo-płacowemu TribePerk. To intuicyjna i przyjazna platforma dla przedsiębiorstw, które chcą nie tylko wdrożyć samoobsługę pracowniczą, ale także wyoutsourcować obsługę kadr i płac lub zastąpić przestarzałe oprogramowanie nowocześniejszym systemem.
Które ze zintegrowanych modułów docenią zarówno Twoi kadrowi, jak i pracownicy?
Raportowanie czasu pracy z rozliczeniem nadgodzin
Kodeks pracy zobowiązuje pracodawcę do udostępniania ewidencji czasu pracy na żądanie pracownika, przy czym podwładny może oczekiwać nie tylko wglądu w dokumentację, ale także sporządzenia odpisu czy wykonania kserokopii dokumentu.
Jeżeli ewidencja jest prowadzona wyłącznie w formie papierowej, pracownicy proszący o jej okazanie muszą się wykazać cierpliwością. Z kolei osoba odpowiedzialna za przechowywanie dokumentacji musi nie tylko odpowiadać na dodatkowe pytania, ale także manualnie zbierać dane i przepisywać je do systemu.
Tradycyjne raportowanie czasu pracy… generuje straty czasowe po obu stronach.
Dzięki samoobsłudze pracowniczej osoba, która chce sprawdzić liczbę przepracowanych godzin za dowolny okres, nie musi zawracać głowy kadrowym. Szczegółowy raport godzinowy w TribePerk pozwala na rejestrowanie standardowych godzin pracy i nadgodzin (z uwzględnieniem nocnych i świątecznych), które są przeliczane zgodnie z aktualnym prawem.
Systematyczne raportowanie godzin pracy na intuicyjnej platformie kadrowo-płacowej jest prostsze od wypełniania arkuszy kalkulacyjnych, w których łatwo o błąd wskutek pomylenia komórek czy wprowadzenia niepoprawnej formuły. Ponadto system automatycznie pobiera dane o godzinach pracy, aby obliczyć wynagrodzenia, co znacznie przyspiesza pracę działu kadr i płac.
TribePerk umożliwia filtrowanie pracowników i okresów pracy oraz podsumowuje liczbę przepracowanych godzin, w tym nadliczbowych
Elektroniczne wnioski urlopowe i kalendarz nieobecności
Brak zautomatyzowanych procesów kadrowo-płacowych podwyższa koszt udzielenia nawet jednego dnia urlopu wypoczynkowego. Jeśli w Twojej firmie nie wdrożono elektronicznego obiegu wniosków urlopowych, pracownicy są obciążeni zbędnymi czynnościami.
Dlaczego proces bazujący na wnioskach papierowych jest tak problematyczny?
- Pracownik musi uzupełnić, wydrukować i podpisać wniosek urlopowy, który zaniesie przełożonemu. Zdarza się, że druk nie jest dostępny od ręki, np. w chmurze, więc pracownik marnuje czas na znalezienie wzoru.
- Przełożony otrzymuje wniosek o urlop od członka zespołu. Nie widzi przeciwwskazania do udzielenia wolnego pracownikowi, ale… musi przekazać dokument osobie z wyższego szczebla.
- Udało się! Wniosek przeszedł kilkuosobową ścieżkę i trafił do działu kadr, gdzie zostanie odręcznie wprowadzony do ewidencji czasu pracy pracownika. Jeśli firma korzysta z usług biura rachunkowego, trzeba najpierw wysłać skan wniosku, a później – papierowy oryginał wraz z innymi dokumentami.
- Urlop zostaje uwzględniony w systemie kadrowo-płacowym, z którego korzystają wyłącznie osoby zajmujące się procesami HR. W efekcie inni pracownicy są zmuszeni do prowadzenia własnych ewidencji, aby kontrolować nieobecności członków zespołu. W przypadku zduplikowanych kalendarzy wcale nie jest trudno o pomyłki.
Co z wnioskami urlopowymi składanymi drogą e-mailową? Ścieżka nie skraca się zanadto, a na pewno nie z perspektywy osoby zajmującej się kadrami i płacami. Wciąż pozyskuje informacje i wprowadza dane ręcznie.
Odseparowanie systemu kadrowo-płacowego od pracowników uniemożliwia swobodne sprawdzanie limitów urlopowych i utrudnia weryfikowanie, czy zaplanowane nieobecności członków zespołu się kumulują. Pracownik nie otrzymuje żadnego automatycznego powiadomienia o przyznaniu urlopu lub odrzuceniu wniosku, więc przełożony musi pamiętać o wysłaniu informacji zwrotnej.
Dzięki modułowi urlopowemu w TribePerk zarządzanie nieobecnościami pracowników staje się o wiele prostsze. Pracownik loguje się na własne konto i wypełnia formularz kilkoma kliknięciami. Wniosek pojawia się na liście oczekujących u przełożonego. Po zaakceptowaniu wniosku system wysyła powiadomienie e-mailowe pracownikowi. Urlop jest widoczny w kalendarzu z funkcją wyszukiwania danego pracownika i filtrowania nieobecności według dat, stanowisk czy zespołu.
Dzięki kalendarzowi nieobecności w TribePerk sprawdzisz dostępność pracowników w wybranym okresie
Ponadto TribePerk:
- generuje raporty roczne (z podsumowaniem różnych rodzajów urlopów oraz zwolnień chorobowych),
- automatycznie uwzględnia wpływ różnorodnych nieobecności pracowników na wynagrodzenia,
- podaje wymiar urlopu pracownika na podstawie jego umowy,
- pobiera informacje o zwolnieniach chorobowych z systemu ZUS.
Elektroniczny obieg wniosków urlopowych wpływa na efektywną pracę całej organizacji – od pracowników składających wnioski, przez przełożonych akceptujących urlopy, po specjalistów ds. kadr i płac naliczających wynagrodzenia.
Czytelne paski płacowe dostępne na jedno kliknięcie dla każdego pracownika
Zgodnie z przepisami prawa pracy nie masz obowiązku przekazywania pasków płacowych pracownikom, aczkolwiek możesz uwzględnić taką możliwość w przepisach wewnątrzzakładowych. Niemniej pracownik może zażądać od Ciebie dokumentów, na podstawie których naliczono jego wynagrodzenie. Niestety, samo przekazanie tabelek zwykle nie wystarcza, ponieważ dokumentację trudno zrozumieć osobom, które nie wiedzą, jak oblicza się wypłaty.
Wszyscy pracownicy firm korzystających z TribePerk w każdej chwili mogą się zalogować na swoje konto na platformie TribePerk i samodzielnie sprawdzić swój pasek płacowy z transparentnymi informacjami o wynagrodzeniu. . Jak już wiesz, pracownik ma także dostęp do podsumowania urlopów, zwolnień lekarskich oraz innych nieobecności, dzięki czemu może szybko zweryfikować, co wpłynęło na wynagrodzenie w danym miesiącu. Platforma jest dostępna całodobowo, więc łatwo uniknąć sytuacji, w której pracownik wysyła pytanie w piątkowe popołudnie, a odpowiedź dostaje dopiero po weekendzie.
Pracownik może wygenerować czytelny pasek płacowy, dzięki któremu może przeanalizować składniki wynagrodzenia
TribePerk przydaje się również osobie zatrudnionej na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło – zleceniobiorca doceni funkcję generowania rachunku.
Automatyzacja kadr i płac z samoobsługą pracowniczą podstawą zoptymalizowanych biznesów
Zautomatyzowanie rutynowych czynności związanych z ewidencjonowaniem czasu pracy, udzielaniem urlopów i naliczaniem wynagrodzeń pozwala uniknąć zbędnych kosztów, irytujących pomyłek i chaosu komunikacyjnego.
Z jednej strony – pracownicy mogą sprawdzać bilans nadgodzin, limity urlopowe czy składniki wynagrodzenia w dowolnym momencie. Z drugiej strony – osoby zajmujące się kadrami i płacami nie marnują energii na najprostsze, ale czasochłonne zadania, które bywają źródłem frustracji. Ponadto otrzymują mniej pytań od pracowników, którzy samodzielnie pozyskują czytelne dane z ujednoliconego systemu, zastępującego co najmniej kilka niezależnych narzędzi.
Finansistka z wykształcenia i zamiłowania. Od kilku lat prowadzi swoją firmę i chętnie dzieli się swoją wiedzą i doświadczeniem na łamach serwisu FirmowaKasa. W wolnym czasie zapalona biegaczka i podróżniczka.