Faktura uproszczona – kiedy możesz ją wystawić i jakie dane powinna zawierać?
Nie da się ukryć, że prowadzenie działalności gospodarczej oznacza całe mnóstwo biurokracji
i dokumentacji. Dlatego też, jeśli tylko masz taką okazję, korzystaj z możliwości uproszenia różnych formalności. Jedną z takich opcji są faktury uproszczone. Sprawdź, kiedy możesz wystawić taką fakturę i jakie elementy muszą się znaleźć na takim dokumencie.
Jakie są rodzaje faktur?
Faktura to dokument księgowy, który wystawia się jako potwierdzenie sprzedaży lub wykonania jakiejś usługi. Stanowi jeden z najpopularniejszych sposobów księgowania tego typu transakcji. Co jednak ważne, możemy wyróżnić kilka rodzajów faktur, takich jak faktura:
- VAT podstawowa – dokumentuje sprzedaż przez jednego podatnika VAT na rzecz innego podatnika VAT,
- VAT marża – szczególny rodzaj faktury, w której podatek VAT odprowadzany jest tylko od marży, a nie sprzedaży netto,
- VAT RR – faktura stosowana w rozliczeniach z tzw. rolnikiem ryczałtowym,
- zaliczkowa – dokumentuje zaliczki, zadatki i przedpłaty,
- refakturowanie – proces polegający na tym, że przedsiębiorca nabywa w swoim imieniu usługi, których odbiorcą jest inny przedsiębiorca, więc odsprzedaje mu te usługi,
- samofakturowanie – mechanizm polegający na tym, że nabywca wystawia fakturę na siebie, w imieniu
i na rzecz sprzedającego, - pro forma – nie jest dokumentem księgowym, tylko pełni funkcję informacyjną (więcej informacji na temat tego, czym jest faktura pro forma, znajdziesz w tym artykule),
- uproszczona – paragon fiskalny do kwoty 450 zł brutto (100 euro).
Przyjrzyjmy się bliżej, czym jest faktura uproszczona i kiedy można ją wystawiać.
➡ Chcesz poprawić płynność finansową swojej firmy? Sprawdź Ranking Firm Faktoringowych.
Czym jest faktura uproszczona?
Jak już wspomnieliśmy, faktura uproszczona jest rodzajem paragonu fiskalnego, który można wystawić,
o ile kwota sprzedaży nie przekracza 450 zł brutto, czyli 100 euro brutto. Taką możliwość ma każdy podatnik VAT, zarówno czynny, jak i bierny. Co jednak ważne, nie ma obowiązku wystawiania faktury uproszczonej. Jeśli kwota transakcji jest mniejsza niż 450 zł brutto, możesz wystawić zarówno fakturę uproszczoną, jak i fakturę VAT podstawową.
Niemniej jednak faktura uproszczona to przede wszystkim ułatwienie dla przedsiębiorców. Jako że nie musi ona zawierać wszystkich danych, które wymagane są w przypadku tradycyjnej faktury VAT, jest mniejsze ryzyko tego, że podczas jej wystawiania popełnisz jakiś błąd. Do tego wystawienie faktury uproszczonej jest mniej czasochłonne.
Paragon a faktura uproszczona – jakie są różnice?
Skoro faktura uproszczona określana jest mianem paragonu fiskalnego, to czy jest coś, co odróżnia od siebie te dwa dokumenty? Jak najbardziej. Przede wszystkim, tylko paragon z NIP może zostać potraktowany jako faktura uproszczona. I to tylko wtedy, gdy kwota na takim paragonie nie przekroczy wspominanych wcześniej 450 zł brutto. Oznacza to, że w przypadku wyższej kwoty, mamy do czynienia
z paragonem, nawet jeśli widnieje na nim NIP. Dlaczego jest to takie ważne? Po prostu tylko paragon z NIP na kwotę niższą niż 450 zł brutto pozwala na odliczenie podatku VAT. I właśnie w takim przypadku może być on być traktowany jako faktura uproszczona.
Kiedy możesz wystawić fakturę uproszczoną?
Fakturę uproszczoną możesz wystawić, gdy wartość sprzedaży nie przekracza 450 zł brutto. Masz na to czas najpóźniej do 15. dnia miesiąca po miesiącu, w którym zakończyłeś dostawę bądź wykonywanie usługi. Do tego fakturę uproszczoną możesz wystawić najwcześniej na 30 dni przed dokonaniem dostawy lub wykonaniem usługi. Z kolei korektę faktury uproszczonej możesz wystawić na takich samych zasadach, co w przypadku zwykłej faktury VAT.
Co jednak ważne, jest kilka wyjątków, które nawet przy mniejszej kwocie transakcji wykluczają wystawienie faktury uproszczonej. Są to takie sytuacje jak:
- sprzedaż wysyłkowa z i na terytorium kraju,
- sprzedaż bez umieszczania na fakturze numeru NIP nabywcy, np. w przypadku transakcji z osobą fizyczną, która nie prowadzi działalności gospodarczej,
- wewnątrzwspólnotowa dostawa towaru,
- sprzedaż, która podlega opodatkowaniu w kraju Unii Europejskiej innym niż Polska, a obowiązek zapłaty podatku należy do nabywcy.
➡ Szukasz sposobu na sfinansowanie działalności swojej firmy? Zapoznaj się z naszym artykułem o faktoringu bez BIK i KRD!
Faktura uproszczona – wzór, czyli jakie elementy musi zawierać ten dokument?
Faktura uproszczona to ułatwienie dla przedsiębiorców, którzy wystawiają wiele dokumentów na stosunkowo niewielkie kwoty. Przygotowanie takiego dokumentu zajmuje mniej czasu i wiąże się
z mniejszą liczbą formalności. Niemniej jednak na fakturze uproszczonej muszą znaleźć się określone elementy. Dlatego też poprawnie wystawiona faktura uproszczona zawiera:
- data wystawienia faktury,
- data sprzedaży,
- dane sprzedawcy, w tym numer NIP,
- numer faktury VAT,
- numer NIP nabywcy,
- nazwa towaru lub usługi,
- kwota należności,
- kwota ewentualnego rabatu,
- informacja, która pozwoli określić kwotę podatku VAT.
A jakie dane nie muszą znaleźć się na fakturze uproszczonej:
- szczegółowe dane nabywcy,
- ilość dostarczonego towaru lub wykonanych usług,
- cena jednostkowa,
- stawka podatku,
- suma wartości sprzedaży netto,
- kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto.
Jak widzisz, faktura uproszczona zawiera mniej elementów niż zwykła faktura, a zatem ryzyko jakiegoś błędu jest odpowiednio mniejsze. Dlatego, jeśli masz taką możliwość, wystawiaj fakturę uproszczoną. Szczególnie gdy każdego miesiąca tworzysz wiele tego typu dokumentów.
Jak obliczyć podatek VAT na fakturze uproszczonej?
Mając fakturę uproszczoną, możesz odliczyć podatek VAT od zakupionych towarów czy usług. To, ile ten podatek wynosi, może choć nie musi znajdować się na fakturze. Co zatem możesz zrobić, gdy jednak takiej informacji nie znajdziesz na fakturze uproszczonej. W takim przypadku skorzystaj z poniższego wzoru, aby samodzielnie obliczyć podatek VAT:
KP = (WB x SP)/(100 + SP),
gdzie:
- KP oznacza kwotę podatku,
- WP oznacza wartość dostarczanych towarów/usług, zawierającą kwotę podatku,
- SP oznacza stawkę podatku.
Te dane w zupełności wystarczą Ci, aby prawidłowo wyliczyć kwotę podatku VAT.
➡ Nie możesz znaleźć potrzebnej faktury? Sprawdź, do czego potrzebny jest duplikat faktury VAT.
Biurokracja i rozbudowana dokumentacja to zmora wielu przedsiębiorców. Dlatego warto upraszczać prowadzoną w firmie księgowość, gdy tylko jest taka możliwość. Faktury uproszczone są tego najlepszym przykładem.
Przedsiębiorczyni zafascynowana światem finansów i bankowości. W wolnych chwilach uwielbia czytać powieści kryminalne oraz spędzać czas na świeżym powietrzu (najchętniej w górach!).