Czym jest faktura pro forma?

Powiedzieć, że system podatkowy w Polsce jest skomplikowany, to jak nic nie powiedzieć. Funkcjonuje w nim całe mnóstwo różnorakich dokumentów księgowych i finansowych. Dzięki nim przedsiębiorcy są w stanie przeprowadzać transakcje sprzedaży i uzyskiwać zapłatę. Poza tym mamy do dyspozycji również dokumenty o charakterze informacyjnym, takie jak faktury pro forma. Sprawdźmy zatem, co czego służy taka faktura i czym różni się od standardowej faktury VAT.

Faktura pro forma – co to jest?

Zanim określimy, czym faktura pro forma właściwie jest, warto najpierw wyjaśnić, czym ten dokument nie jest. A zgodnie z polskim prawem faktura pro forma nie jest ani dokumentem księgowym, ani nie stanowi podstawy do uiszczenia opłaty. Do tego nie można traktować jej jako dowód zrealizowanej transakcji.
Z tego względu wykorzystywanie faktury pro forma nie pociąga za sobą żadnych konsekwencji prawnych, księgowych czy finansowych.

Zamiast tego faktura pro forma ma charakter informacyjny. Z punktu widzenia przedsiębiorcy, wystawiającego taką fakturę, jest to sposób:

• ofertowania,
• informowania o zbliżającym się terminie zapłaty,
• ponaglenia, jeśli termin płatności minął.

Z kolei dzięki fakturze pro forma kontrahent uzyskuje wizualizację właściwej faktury, może przygotować się do zapłaty, a także otrzymuje nieformalne przypomnienie o zaległych płatnościach.

Co ważne, faktura pro forma nie generuje obowiązku podatkowego i nie można zaksięgować jej w ewidencji. Dodatkowo nie można brać jej pod uwagę przy rozliczeniach, a także nie stanowi ona podstawy do roszeń wobec kontrahenta.

➡ Chciałbyś sfinansować swoje faktury sprzedażowe zanim otrzymasz płatność od swojego kontrahenta? Zamień faktury na gotówkę korzystając z faktoringu.

Kiedy można wystawić fakturę pro forma?

Tak naprawdę nie ma jednoznacznych przepisów, mówiących, kiedy fakturę pro forma można lub trzeba wystawić. Oznacza to, że można przesyłać ją kontrahentowi niemalże w dowolnym momencie, poza jedną sytuacją. Gdy partner biznesowy uiści zaliczkę lub całość zapłaty, przedsiębiorca musi wystawić zwykłą fakturę VAT, a nie fakturę pro forma.

A w jakich przypadkach sprawdzi się faktura pro forma? Może ona stanowić uzupełnienie pierwszej dokumentacji ofertowej, gdy przymierzamy się do nawiązania nowej współpracy biznesowej. Ponadto wiele firm decyduje się na wystawienie faktury pro forma na kilka dni przed wysłaniem właściwej faktury VAT. Wówczas faktura pro forma stanowi przypomnienie o zbliżającym się terminie płatności. Poza tym faktura pro forma to również rodzaj ponaglenia czy wezwania do zapłaty stosowany, gdy upłyną termin płatności, ustalony pomiędzy kontrahentami.

➡ Potrzebujesz dodatkowych informacji na temat faktury pro forma? Znajdziesz je w rządowym serwisie informacyjnym.

Co powinna zawierać faktura pro forma?

Faktura pro forma powinna zawierać w większości te same informacje, które znajdują się na zwykłej fakturze VAT. Z tego względu, wystawiając fakturę pro forma, nie możemy zapomnieć o numerze faktury, datowaniu oraz danych nadawcy i odbiorcy dokumentu. Poza tym na fakturze pro forma muszą znaleźć się takie dane jak przedmiot transakcji, cena jednostkowa oraz cena za całość. Do tego dochodzą informacje o wartości netto faktury, stawce podatku VAT, wartości podatku VAT oraz wartości brutto faktury.

Nie możemy również zapomnieć o wskazaniu terminu wykonania usługi lub dokonania sprzedaży oraz podania terminu płatności. Co jednak kluczowe, faktura pro forma powinna mieć odpowiedni tytuł. Oznacza to, że na fakturze pro forma musimy wyraźnie zaznaczyć, że jest to właśnie dokument pro forma.

➡ Szukasz finansowania dla swojego przedsiębiorstwa? Zapoznaj się z naszym artykułem na temat kredytu obrotowego.

Faktura pro forma a faktura VAT – różnice

Na pierwszy rzut oka faktura pro forma niewiele różni się od zwykłej faktury VAT. Jednak pod względem prawnym oba dokumenty diametralnie się od siebie różnią.

Zacznijmy od tego, że faktura VAT jest dokumentem księgowym, podczas gdy faktura pro forma ma charakter jedynie informacyjny. Dodatkowo faktura VAT wystawiana jest jako dowód zapłaty, a faktura pro forma można wykorzystać jako wezwanie do zapłaty. Poza tym fakturę VAT możemy wystawić po otrzymaniu należności od kontrahenta. Z kolei fakturę pro forma wystawiamy jeszcze przed odebraniem zapłaty.

Pamiętajmy również, że pomimo dużego podobieństwa pomiędzy fakturą pro forma a fakturą VAT, ta pierwsza zawsze musi zawierać dopisek „pro forma”. Z kolei faktura VAT zawiera w nagłówku określenie „faktura VAT” lub po prostu „faktura”.

Faktura pro forma to przydatne narzędzie, dzięki któremu możemy usprawnić naszą współpracę z kontrahentami. Za jego pomocą możemy nie tylko przedstawić przyszłe koszty transakcji, ale i poinformować partnera biznesowego o zbliżającym się terminie płatności. Poza tym faktura pro forma to dobry sposób na nieformalne przypomnienie się, gdy kontrahent spóźnia się z zapłatą za otrzymany towar czy wykonaną usługę.

Co równie ważne, wystawianie faktury pro forma nie jest skomplikowane. Nie potrzeba do tego żadnych dodatkowych danych, które wykorzystujemy przy wystawianiu klasycznej faktury VAT. Każda księgowa sobie z tym poradzi, tak samo, jak programy do księgowości online.

➡ A co w przypadku gdy kontrahent nie wywiąże się z płatności? Sprawdź nasz artykuł o ubezpieczeniu należności i faktoringu.

Anna Majewska

Przedsiębiorczyni zafascynowana światem finansów i bankowości. W wolnych chwilach uwielbia czytać powieści kryminalne oraz spędzać czas na świeżym powietrzu (najchętniej w górach!).