Co zrobić, gdy klient nie płaci na czas?

Niezapłacone faktury to zmora wielu polskich przedsiębiorców. Nierzetelni klienci zdarzają się coraz częściej, a nieuregulowane przez nich kwoty mogą znacząco obniżać płynność finansową. Zastanawiasz się, co możesz zrobić w sytuacji, gdy nie otrzymasz płatności na czas? Oto kilka rozwiązań, po które możesz sięgnąć.

Wezwanie do zapłaty to podstawa

Kiedy klient nie płaci, należy go wezwać do uregulowania należności. Jeśli nie pomogły telefony czy SMS-y z ponagleniami, wyślij do niego oficjalne pismo z  informacją , że oczekujesz zapłaty faktury. Warto w nim zawrzeć:

• tytuł, z którego domagasz się zapłaty;
• należną kwotę wraz z odsetkami;
• numer rachunku bankowego;
• informacje o konsekwencjach dalszego braku płatności.

Wśród konsekwencji warto wskazać:

• skierowanie sprawy do windykacji lub na drogę sądową;
• umieszczenie informacji o długu w Biurze Informacji Gospodarczej (BIG)

Pamiętaj! Negatywny wpis do BIG możesz zgłosić w przypadku, gdy:

• dług wynosi co najmniej 200 zł (w przypadku osób prywatnych) lub 500 zł (firmy);
• od momentu jego wymagalności minęło co najmniej 30 dni;
• poinformujesz dłużnika o zamiarze przesłania informacji do BIG w specjalnym wezwaniu do zapłaty z miesięcznym wyprzedzeniem (liczy się data wysyłki, nie odbioru pisma).

W praktyce więc warto wysłać monit tuż po upływie terminu płatności i wskazać w nim zamiar  zgłoszenia zadłużenia do BIG. Taki dokument warto przesłać listem poleconym, za potwierdzeniem odbioru (tzw. żółta kartka na poczcie).

Zgłoszenie długu do BIG

Jeśli nieuregulowana należność spełnia wymogi opisane powyżej, warto zgłosić ją do BIG. Wiąże się to z niewielką płatnością, jednak jest to inwestycja, która ma sens. Obecność w BIG sprawi, że kontrahent może mieć problem z zaciąganiem zobowiązań finansowych czy podejmowaniem współpracy z innymi przedsiębiorcami. Co 1,5 sekundy do rejestru BIG zaglądają banki oraz inni przedsiębiorcy z rynku i sprawdzają, czy dany podmiot jest rzetelnym płatnikiem. To skuteczny oręż w walce o odzyskanie należnej kwoty.

Sprawdzenie innych zobowiązań dłużnika w BIG

Dobrym pomysłem może być też zweryfikowanie, czy podmiot zalegający z płatnością, ma też inne nieuregulowane zobowiązania. Jak to zrobić? Szukaj dłużnika w BIG. Jako przedsiębiorca możesz zamówić raport o dowolnej innej firmie. Natomiast dane o konsumentach możesz pozyskać za ich pisemną zgodą.

Jakie dane w ten sposób uzyskasz? Np. z podstawowego raportu BIG InfoMonitor dowiesz się:

• czy na danym podmiocie ciążą inne długi zgłoszone do BIG;
• ile takich wpisów widnieje;
• ile wynoszą zgłoszone zobowiązania i z jakiego są okresu;
• kim są wierzyciele podmiotu.

Pozwoli Ci to np. skontaktować się z innymi firmami, wobec których Twój nierzetelny klient ma długi. Być może uda Wam się połączyć siły podczas windykacji.

Windykacja długu

Jeżeli powyższe kroki zawodzą lub gdy chcesz przyspieszyć odzyskanie należnej kwoty, możesz skorzystać z innych narzędzi. Przede wszystkim warto wpisać dłużnika do Biura Informacji Gospodarczej, średnio 35% osób po wpisaniu ich danych do Rejestru Dłużników BIG, spłaca swoje zobowiązania.

Inne rozwiązania, które są dostępne, to m.in.:

• wynajęcie firmy windykacyjnej, która w Twoim imieniu będzie podejmować próby negocjacji z dłużnikiem;
• skorzystanie ze wsparcia kancelarii prawnej (sama obecność prawnika może być wystarczającym „motywatorem” do uregulowania faktury);
• skierowanie wniosku do sądu o wydanie nakazu zapłaty.

Jeżeli zdecydujesz się udać do sądu, pamiętaj, aby zgromadzić wszelkie dokumenty mogące stanowić dowód w sprawie. Istotne będą więc:

• pisemne potwierdzenie współpracy – np. umowa zawarta z klientem, a jeśli takiej nie ma, e-maile czy sms-y potwierdzające Wasze ustalenia;
• faktura wystawiona dłużnikowi;
• potwierdzenie wysłania wezwania do zapłaty (najlepiej z potwierdzeniem jego odbioru).

Im lepszy „materiał dowodowy”, tym szybciej sąd wyda nakaz zapłaty z klauzulą wykonalności. Z tym dokumentem będzie się można udać do komornika – tak, aby zlecić temu urzędnikowi przymusową egzekucję długu.

Lepiej zapobiegać niż leczyć, czyli jak ustrzec się przed dłużnikami

Droga do odzyskania należnych pieniędzy od dłużników może być długa i trudna. Dlatego warto zadbać o zmniejszenie ryzyka współpracy z nierzetelnymi klientami lub kontrahentami. Jak? Ważna będzie ich weryfikacja przed rozpoczęciem współpracy – np. we wspomnianych bazach BIG.

Dobrym rozwiązaniem może być też oczekiwanie zapłaty należności (lub jej części) z góry – przed rozpoczęciem realizacji zamówienia. Takie proste rozwiązania mogą pomóc zaoszczędzić wielu problemów. Warto więc z nich skorzystać.

artykuł partnerski

Anna Wojciechowska

Finansistka z wykształcenia i zamiłowania. Od kilku lat prowadzi swoją firmę i chętnie dzieli się swoją wiedzą i doświadczeniem na łamach serwisu FirmowaKasa. W wolnym czasie zapalona biegaczka i podróżniczka.