Dlaczego warto systematycznie monitorować należności w firmie?

Co miesiąc wystawiasz wiele faktur? Przynajmniej część z nich ma odroczone terminy płatności? Czy na pewno jesteś w stanie kontrolować, który z kontrahentów rozliczył się z Tobą na czas, a który spóźnia się z przelewem? Na szczęście nie musisz robić tego samodzielnie. Wystarczy, że skorzystasz z usługi monitorowania należności. Dzięki niej w końcu w pełni zapanujesz nad wystawionymi fakturami i wynikającymi z nich płatnościami.

Czym jest monitoring należności?

Monitoring należności to nic innego jak proces kontrolowania bieżących płatności w firmie. Innym określeniem, z jakim możesz się spotkać w przypadku tej czynności, jest monitoring faktur lub monitoring płatności. Na czym polega to w praktyce?

Celem monitoringu należności jest wychwycenie wystawionych przed przedsiębiorstwo faktur, których termin płatności niedawno upłyną lub minie wkrótce. Dzięki temu możesz zwrócić się do kontrahenta z przypomnieniem o zapłacie za taką fakturę.

Kiedy warto skorzystać z usługi monitoringu należności?

Systematyczne monitorowanie należności jest konieczne, jeśli każdego miesiąca wystawiasz wiele faktur VAT. Zwłaszcza jeśli przynajmniej część z nich ma odroczone terminy płatności. W takim przypadku bardzo łatwo jest się pogubić w tym, kto zapłacił za zakupiony towar czy wykonaną usługę, a który kontrahent z tym zwleka. Jednym słowem, w Twoje finanse wkrada się chaos. W skrajnych przypadkach możesz wręcz zapomnieć o jakieś płatności lub wprost przeciwnie. Może okazać się, że czekasz na przelew, który już nie tylko otrzymałeś, ale i zdążyłeś wydać na bieżące potrzeby firmy. W takiej sytuacji łatwo stracić płynność finansową, pomimo tego, że Twoja firma całkiem nieźle funkcjonuje na rynku, a Ty nie możesz narzekać na brak zleceń.

Co ważne, w przypadku monitorowania należności nie ma znaczenia, czy jesteś współwłaścicielem dużej spółki, czy prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą. Jeśli tylko wystawiasz wiele faktur, powinieneś rozważyć skorzystanie z usługi, która pomoże Ci kontrolować płatności od kontrahentów. Taką usługę oferuję na przykład spore grono firm faktoringowych.

Dlaczego warto monitorować należności?

Jeśli dotychczas nie kontrolowałeś zbyt pilnie należności, a mimo to nie wpadłeś w kłopoty finansowe, może Ci się wydawać, że jest to czynność zbędna. Jednak z czasem, gdy liczba wystawianych przez Ciebie faktur wzrośnie, może okazać się, że sam już nie wiesz, który z kontrahentów zapłacił za wystawioną fakturę, a kto liczy na to, że uda mu się uniknąć płatności lub odwlecze jej termin o dodatkowy miesiąc, lub dwa bez żadnych konsekwencji. Pozostaje pytanie, czy jako odpowiedzialnego przedsiębiorcę, stać Cię na taką nonszalancję?

Musisz zrozumieć, że monitorowanie należności to proces, który zapobiega wielu problemom finansowym, takim jak powstawanie zatorów płatniczych, utrata płynności finansowej, a nawet utrata pozycji oraz reputacji Twojego przedsiębiorstwa. Nie ma chyba nic gorszego, niż tłumaczenie się własnym pracownikom czy kontrahentom, że nie możesz im zapłacić na czas, bo sam czekasz na przelew od partnera biznesowego. Czy tak funkcjonuje rzetelna firma?

Jak monitorować należności?

Monitorowaniem należności możesz oczywiście zająć się osobiście i robić to niejako „na piechotę”. Jeśli wystawiasz raptem kilka faktur w miesiącu, bez trudu zorientujesz się, który z kontrahentów zapomniał o wykonaniu przelewu. Problem zaczyna się, gdy faktur przybywa, a terminy ich płatności są odległe. Poza tym jako właściciel firmy masz całe mnóstwo innych obowiązków, niż systematyczne przeglądanie faktur i odhaczanie tych, które zostały już opłacone.

W takim przypadku najkorzystniej będzie, gdy skorzystasz z usługi monitoringu należności, które oferują platformy do windykacji online. Dzięki temu wystawione przez Ciebie faktury będą na bieżąco kontrolowane, a gdy termin ich płatności będzie się zbliżał lub już upłynie, bez trudu wyślesz kontrahentowi stosowne przypomnienie.

Systematyczne monitorowanie należności wcale nie musi być żmudnym zajęciem, które zabiera Ci cenny czas. Korzystając z przeznaczonej do tego platformy, w prosty i wygodny sposób zapanujesz nad swoimi finansami, a gdy zajdzie taka potrzeba przypomnisz kontrahentowi o wykonaniu przelewu za fakturę.

Anna Wojciechowska

Finansistka z wykształcenia i zamiłowania. Od kilku lat prowadzi swoją firmę i chętnie dzieli się swoją wiedzą i doświadczeniem na łamach serwisu FirmowaKasa. W wolnym czasie zapalona biegaczka i podróżniczka.