Jak założyć firmę krok po kroku? Rejestracja działalności gospodarczej 2022

Obawiasz się, że popełnisz błąd w trakcie wypełniania wniosku CEIDG-1, chcąc zarejestrować jednoosobową działalność gospodarczą? Dzięki naszemu poradnikowi dowiesz się, kiedy i jak założyć firmę oraz jakie informacje warto zebrać przed rejestracją. Przygotowaliśmy dla Ciebie także listę banków, które wspierają początkujących przedsiębiorców, pomagając przebrnąć przez formalności i oferując darmowe konto firmowe na start.

Czy na pewno musisz zakładać jednoosobową działalność gospodarczą?

Działalność gospodarcza jest zorganizowana i ma charakter zarobkowy. Wykonujesz ją w swoim imieniu i w sposób ciągły. Jednoosobowa działalność gospodarcza (w skrócie – JDG) musi widnieć w CEIDG, czyli Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.

Jeśli figurujesz w CEIDG jako aktywny przedsiębiorca, musisz odprowadzać podatki i opłacać składki ZUS. Co prawda składki są niższe przez początkowe 2,5 roku Twojej drogi biznesowej (ze względu na ulgę na start i mały ZUS), aczkolwiek możesz się zastanawiać, czy zarobisz na tyle dużo, aby pokryć koszty prowadzenia działalności gospodarczej i mieć satysfakcję z zarobków. W sytuacji, w której dopiero będziesz budować bazę klientów i zarabiać niewiele, warto skorzystać z działalności nierejestrowej (nieewidencjonowanej).

 

Warunki działalności nierejestrowej

Przychody nie mogą przekraczać 50% minimalnego wynagrodzenia w miesiącu. Ten limit wynosi 1505 zł w 2022 roku.

Działalność nierejestrową może prowadzić osoba fizyczna, która:

• nie wykonywała działalności gospodarczej w ciągu ostatnich 60 miesięcy,
• nie wykonuje działalności w ramach spółki cywilnej,
• nie zajmuje się działalnością regulowaną (obwarowaną koncesjami lub zezwoleniami).

Dopiero kiedy przekroczysz miesięczny limit, musisz zarejestrować firmę. Masz na to 7 dni.

 

Jakie informacje musisz przygotować, zanim zarejestrujesz działalność gospodarczą?

Jedne z pierwszych pól we wniosku CEIDG-1 dotyczą Twoich danych. Musisz przepisać informacje z dowodu osobistego lub innego dokumentu tożsamości.

Kolejne segmenty dotyczą Twojej działalności gospodarczej: od lokalizacji, przez specyfikę wykonywanych czynności, po formę opodatkowania. W poniższych punktach wyjaśniliśmy, jakie informacje musisz zebrać. Od razu pokazaliśmy, jak wyglądają pola we wniosku CEIDG-1 (wersji 2.1.1).

 

Spisz adresy

Podczas rejestracji jednoosobowej działalności gospodarczej musisz podać:

• adres zamieszkania,
• adres do doręczeń (odbierania korespondencji),
• stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej.

Adres dodatkowego miejsca jest opcjonalny. Pamiętaj, że musisz mieć prawo do lokalu, w którym będziesz prowadzić firmę. Jeżeli wynajmujesz mieszkanie, podpisz aneks do umowy z właścicielem, aby dysponować „podkładką” w razie ewentualnej kontroli. Planujesz świadczyć usługi u klientów lub często zmieniać miejsce, w którym pracujesz? Zaznacz „Brak stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej”.

 

We wniosku CEIDG-1 znajduje się opcjonalny segment dotyczący jednostki lokalnej, czyli filii lub oddziału, który znajduje się w innym miejscu niż główna siedziba firmy i w którym pracuje minimum 1 osoba. Możesz pominąć tę część.

 

W dalszej części możesz podać od razu adres przechowywania dokumentacji rachunkowej, np. oddział biura rachunkowego.

 

Segment dotyczący adresu do e-Doręczeń zostawiasz pusty. Tzw. usługa zaufania ma ułatwić komunikację firmy z urzędem. Nie będzie odgrywała roli zwykłej skrzynki e-mailowej, ponieważ korespondowanie elektroniczne będzie miało „moc” listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Co prawda już dziś możesz złożyć wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń, ale to rozwiązanie będzie obligatoryjne dla przedsiębiorców wpisanych do CEIDG dopiero od 1 października 2026 roku (a przynajmniej takie są plany w lipcu 2022 roku).

 

Załóż Profil Zaufany lub uzyskaj kwalifikowany podpis elektroniczny

Dzięki Profilowi Zaufanemu możesz załatwiać liczne sprawy urzędowe online, w tym zarejestrować firmę, zaktualizować jej dane czy zawiesić działalność gospodarczą. Masz do wyboru aż 5 sposobów na założenie Profilu Zaufanego. Jeśli zastanawiasz się nad zarejestrowaniem firmy za pośrednictwem banku, w którym od razu aktywujesz konto firmowe, możesz wstrzymać się z wcześniejszym zakładaniem PZ.

 

O ile Profil Zaufany to zbiór identyfikujących Cię danych, zabezpieczony przed dostępem osób trzecich, o tyle podpis kwalifikowany to elektroniczny odpowiednik podpisu własnoręcznego. Dzięki temu podpisowi nie tylko załatwisz sprawy urzędowe, ale także podpiszesz umowy na odległość. PZ jest bezpłatny, natomiast podpis kwalifikowany kupisz u dostawców wskazanych przez NCCert.

 

Wymyśl nazwę firmy

Nazwa jednoosobowej działalności gospodarczej musi zawierać Twoje imię i nazwisko w mianowniku oraz opcjonalne elementy, np. „Katarzyna Kowalska projektowanie kuchni”, „Przeprowadzki Jan Kowalski” czy „Janina Nowak – Biżuteria Ślubna”.

Oczywiście nie musisz używać przyziemnego słownictwa, ale pamiętaj, że nazwa firmy, a szczególnie niedosłowna, nie powinna wprowadzać potencjalnego klienta w błąd. Ponadto powinna mieć do 512 znaków, wśród których mogą się znaleźć:

• małe i duże litery,
• cyfry,
• spacje,
• znaki specjalne, np. myślniki, przecinki, kropki, symbole.

Określ także nazwę skróconą – 31 znaków z opcjonalnym pominięciem imienia i nazwiska.

 

Zanim wpiszesz nazwę firmy w formularzu CEIDG-1, warto sprawdzić, czy nie jest używana przez podmiot krajowy lub zagraniczny. W tym celu zerknij do bazy Urzędu Patentowego i wyszukiwarki EUIPO (Urzędu Unii Europejskiej ds. Własności Intelektualnej). Zweryfikuj także, czy wymyślona nazwa funkcjonuje w mediach społecznościowych i czy domena – z myślą o stronie internetowej firmy – jest wolna.

 

Określ datę rozpoczęcia działalności gospodarczej

O ile data musi być zgodna z prawdą, o tyle możesz wpisać datę bieżącą, wsteczną lub przyszłą. Jeśli przekroczysz limit przychodów, który pozwala na prowadzenie działalności nierejestrowej, musisz złożyć wniosek w CEIGD w ciągu 7 dni od dnia tego przekroczenia.

Data rozpoczęcia działalności gospodarczej ma wpływ na okres korzystania z tzw. ulgi na start (6 miesięcy) i małego ZUS-u (24 miesiące). Liczą się pełne miesiące kalendarzowe. To oznacza, że jeśli otworzysz firmę nie 1 sierpnia, a 2 sierpnia, skorzystasz z ulgi od 1 września do 28 lutego. W przeciwnym razie nie będziesz płacić składek społecznych w okresie od 1 sierpnia do 31 stycznia, więc stracisz 1 miesiąc. Możesz zrezygnować z ulgi na start i od razu opłacać preferencyjne składki ZUS (wspomniane 24 miesiące wyznacza się na tej samej zasadzie).

 

Wybierz co najmniej 1 kod PKD (Polskiej Kwalifikacji Działalności)

Kod PKD, czyli Polskiej Kwalifikacji Działalności, określa, w czym specjalizuje się Twoja firma. Jednoosobowa działalność gospodarcza powinna mieć przyporządkowany 1 główny (przeważający) kod PKD i – opcjonalnie – dodatkowe kody. Wniosek CEIDG-1 pozwala na zgłoszenie łącznie 9 kodów. W przypadku większej liczby trzeba uzupełnić także formularz CEIDG-RD.

 

Co prawda przepisy nie ograniczają maksymalnej liczby kodów PKD, ale pamiętaj, aby wpisać wyłącznie te kody, które rzeczywiście odzwierciedlają Twoją działalność gospodarczą. Jeśli rozszerzysz jej profil, uzupełnisz kody, zgłaszając je na CEIDG-RD w ciągu 7 dni od powstania zmian. Skorzystaj z wyszukiwarki kodów PKD. Dzięki podpowiedziom zorientujesz się, jakie usługi obejmuje dany kod, a jakie nie.

 

Możesz także podejrzeć kody PKD konkurencyjnej jednoosobowej działalności gospodarczej. W tym celu użyj wyszukiwarki przedsiębiorców w CEIDG.

 

Wybierz formę opodatkowania

We wniosku możesz zaznaczyć:

• opodatkowanie na zasadach ogólnych (zostanie przyporządkowane automatycznie, jeśli nie zaznaczysz żadnego pola),
• podatek liniowy,
• ryczałt od przychodów ewidencjonowanych.

 

W tym przypadku warto skonsultować się z doradcą podatkowym lub księgową z biura rachunkowego (takie konsultacje są świadczone bezpłatnie, jeśli zakładasz JDG i konto firmowe za pośrednictwem banku). Specjalista oceni Twoje plany zawodowe i dopasuje najkorzystniejsze finansowo rozwiązanie.

 

Dowiedz się, czy musisz mieć konto firmowe

Musisz założyć konto firmowe, jeśli:

• wartość pojedynczej transakcji z inną firmą będzie przekraczać 15 000 zł (płatność w częściach nie ma znaczenia),
• planowane transakcje będą objęte obowiązkowo MPP (mechanizmem podzielonej płatności, który oznacza, że VAT będzie trafiał na oddzielny rachunek, przypisany do Twojego konta firmowego),
• chcesz dobrowolnie korzystać z MPP, np. aby odseparować VAT i „zabezpieczyć” środki na rachunku VAT, które mogą pokrywać m.in. zobowiązania wobec urzędu skarbowego i ZUS.

W pozostałych przypadkach możesz korzystać z konta osobistego, niemniej jednak regulamin banku, w którym masz rachunek, może tego zabraniać. Ponadto istnieje jeszcze jeden poważny argument za założeniem konta firmowego – biała lista podatników VAT. Obejmuje wyłącznie rachunki firmowe, co ułatwia weryfikację kontrahentów.

Co ciekawe, mikroprzedsiębiorcy, których nie dotyczą wyżej wymienione warunki, nie muszą mieć konta bankowego.

 

Zgłoszenie do ZUS przez CEIDG

Wysyłając wniosek CEIDG-1, załatwisz wiele spraw za jednym zamachem, w tym formalności związane z ubezpieczeniami społecznymi i zdrowotnym.

• Zyskasz status płatnika składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne w ZUS (KRUS w przypadku rolniczej działalności gospodarczej).
• Zgłosisz się jako osoba ubezpieczona do ZUS (na formularzu ZUS ZZA – jeśli interesuje Cię tylko ubezpieczenie zdrowotne, ponieważ chcesz wykorzystać ulgę na start lub pracujesz jednocześnie na etacie, ZUS ZUA – kiedy interesują Cię ubezpieczenia społeczne i zdrowotne).
• Możesz także zgłosić członka rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego na druku ZUS ZCNA.
• Nie zaznaczasz ZUS ZIUA (służy do korekty danych osoby ubezpieczonej) i ZUS ZWUA (służy do wyrejestrowania z ubezpieczeń).

ZUS-owskie druki należy złożyć do 7 dni od daty rozpoczęcia działalności gospodarczej.

 

Zarejestrowanie się jako czynny podatnik VAT przez CEIDG

Jeśli w chwili rejestrowania firmy masz NIP, możesz od razu wypełnić formularz VAT-R, za pomocą którego zarejestrujesz się jako czynny podatnik VAT w urzędzie skarbowym. Jeżeli nie masz NIP-u, zaktualizujesz wniosek w późniejszym terminie. Formularz VAT-R należy złożyć najpóźniej na dzień przed wykonaniem pierwszej czynności opodatkowanej VAT-em, np. sprzedażą towaru lub świadczeniem usługi.

Zwolnienie podmiotowe z VAT

W zależności od rodzaju sprzedawanych towarów, świadczonych usług czy wartości sprzedaży netto możesz skorzystać ze zwolnienia z podatku VAT. W przypadku zwolnienia podmiotowego limit wynosi 200 000 zł netto.

Załóżmy, że rozpoczynasz działalność gospodarczą 1 maja 2022 roku i nie rejestrujesz się jako podatnik VAT. Na koniec roku Twój obrót ze sprzedaży wynosi 108 000 zł. Aby sprawdzić, czy w kolejnym roku skorzystasz ze zwolnienia z VAT, musisz użyć wzoru 200 000 zł × LD/365. LD to liczba dni prowadzenia działalności gospodarczej. W Twoim przypadku to 244 dni. Proporcjonalny limit wynosi 133 698,63 zł. To oznacza, że możesz korzystać ze zwolnienia w 2023 roku.

Zwolnienie przedmiotowe z VAT

Z kolei zwolnienie przedmiotowe dotyczy czynności wymienionych w art. 43 ust. 1 ustawy o VAT. Uwaga – art. 113 ust. 13 ustawy o VAT określa przedsiębiorców, którzy nie mogą skorzystać ze zwolnienia, nawet jeśli spełniliby warunek dotyczący limitu obrotów.

 

Jak założyć firmę w Polsce w 2022 roku?

Niezależnie od tego, którą ścieżkę wybierzesz, przyda Ci się najnowsza instrukcja wypełniania wniosku CEIDG-1 i aktualny wzór wniosku CEIDG-1. Przewodnik ma kilkadziesiąt stron, ale Ciebie interesują wyłącznie „Zasady ogólne wypełniania wniosku CEIDG-1” i rozdział A – „Wypełnianie wniosku o wpis przedsiębiorcy do CEIDG”. Jeśli obawiasz się, że popełnisz błąd podczas wpisywania danych, wydrukuj formularz i wypełnij go „na brudno”. Potem sprawdź pola i przepisz dane do omówionego niżej kreatora online lub na czysty formularz, który złożysz w urzędzie lub wyślesz pocztą.

 

Jak założyć firmę za pośrednictwem banku?

Niektóre banki wspierają początkujących przedsiębiorców w ramach współpracy z Ministerstwem Rozwoju i Technologii, umożliwiając założenie jednoosobowej działalności gospodarczej i konta bankowego jednocześnie. Co ważne, założysz darmowe konto bankowe dla firmy. Najważniejsze opłaty, np. za prowadzenie rachunku, przelewy czy wypłaty z bankomatów, są zerowane nawet przez 2 lata. Ponadto możesz zyskać dostęp do usług finansowych i księgowych za 0 zł lub symboliczną kwotę na minimum 1 miesiąc.

Uwaga – bank zwykle nie wyręcza klienta w złożeniu ZUS-owskich formularzy oraz nie rejestruje jako podatnika VAT. Tych formalności musisz dopilnować na własną rękę, składając druki poprzez PUE ZUS i portal podatkowy. Ewentualnie – wysyłając wniosek o zmianę wpisu w CEIDG i załączając odpowiednie formularze.

Które banki pośredniczą w zarejestrowaniu firmy w CEIDG? Jakie bezpłatne konto bankowe warto założyć na starcie działalności gospodarczej?

 

mBank

 

Jeżeli założysz mBiznes konto Standard w promocji „Otwórz firmę z mBankiem”, będziesz mieć szansę na 300 zł premii. Wystarczy, że zrealizujesz transakcje bezgotówkowe na min. 1000 zł, używając karty Mastercard Business Debet w ciągu 30 dni od zawarcia umowy. Przyszły przedsiębiorca, który nie ma konta indywidualnego w mBanku, musi podpisać umowę albo w placówce, albo przy kurierze, który zweryfikuje tożsamość klienta.

 

PKO

 

Dzięki PKO możesz założyć działalność gospodarczą i aktywować konto dla firmy za pośrednictwem serwisu iPKO lub aplikacji mobilnej IKO. Niestety, o ile mBank nie wymaga zakładania konta osobistego, o tyle PKO obliguje nowych klientów do założenia najpierw konta indywidualnego, a dopiero potem firmowego. Na potrzeby jednoosobowej działalności gospodarczej wystarczy PKO Konto Firmowe, które jest bezpłatne przez pół roku, jeśli będzie na nie wpływać co najmniej 2000 zł miesięcznie.

➡ Będziesz obsługiwać zagranicznych kontrahentów? Sprawdź, jak wybrać najlepsze konto walutowe dla firm.

 

Pekao

Co powiesz na aż 2000 zł premii za otworzenie Konta Przekorzystnego Biznes w Pekao S.A.? Bank przyznaje pojedyncze premie od 200 zł do nawet 600 zł za aktywne korzystanie z rachunku oraz innych usług, np. leasingu, faktoringu czy dzierżawę terminala płatniczego. Dostaniesz 200 zł za samo założenie firmy za pośrednictwem Pekao. Jeśli nie masz konta indywidualnego w Pekao, musisz najpierw podpisać umowę o korzystanie z bankowości internetowej Pekao24.

 

ING

ING Bank Śląski, który oferuje także finansowanie faktur dla mikroprzedsiębiorców, umożliwia założenie firmy, otwarcie konta firmowego i aktywację programu księgowego poprzez wypełnienie wniosku. Co ciekawe, możesz skonsultować za darmo (!) formę opodatkowania i kody PKD podczas rozmowy telefonicznej z księgowym. Aby wysłać formularz online, musisz mieć dostęp do bankowości elektronicznej Moje ING, czyli co najmniej aktywne konto osobiste. Bezpłatne Konto Direct dla Firmy jest dobrym wyborem dla początkującego przedsiębiorcy. Wystarczy zlecić przelew do US, ZUS lub otrzymać wpływy wynoszące min. 2000 zł, aby ING nie pobrało opłaty za rachunek (19 zł).

 

Santander Bank Polska

 

Jak w przypadku ING, PKO i Pekao – najpierw musisz otworzyć konto osobiste w Santanderze, a dopiero potem rachunek firmowy. Konto Firmowe Godne Polecenia w ramach promocji – III edycji, trwającej od 1 lipca 2022 roku do 30 listopada 2022 roku – wyróżnia się bezterminowym i bezwarunkowym (!) wyzerowaniem opłat za prowadzenie rachunku, 10 pierwszych przelewów natychmiastowych BlueCash w miesiącu, przelewy Elixir w PLN i realizację zleceń stałych oraz poleceń zapłaty. Jeśli masz wątpliwości na temat opodatkowania, Santander zapewni Ci darmową konsultację telefoniczną z księgowym.

➡ Co zrobić, jeśli okaże się, że korzystanie z rachunku firmowego nie jest tak wygodne, jak się zapowiadało? Zobacz, jak bezpiecznie zmienić konto firmowe.

 

Wypełnij wniosek elektroniczny o wpis do CEIDG na biznes.gov.pl

Jeśli przejrzysz wniosek CEIDG-1 i przygotujesz wyżej wspomniane informacje, kreator wniosku elektronicznego niczym Cię nie zaskoczy.

 

Złóż wniosek w urzędzie

Możesz założyć jednoosobową działalność gospodarczą, składając wniosek o wpis do CEIDG w:

• urzędzie dzielnicowym m.st. Warszawy,
• urzędzie miasta na prawie powiatu,
• urzędzie gminy lub miasta.

Skorzystaj z wyszukiwarki na biznes.gov.pl, aby dowiedzieć się, które instytucje realizują tę usługę.

 

 

Udając się do urzędu, musisz mieć przy sobie dokument potwierdzający tożsamość. Formularze są dostępne na miejscu, aczkolwiek możesz wypełnić wniosek o wpis do CEIDG wcześniej, używając kreatora. W tym przypadku wysyłasz wniosek bez podpisu elektronicznego! Kiedy wniosek przejdzie weryfikację, dostaniesz kod na e-mail. Od tego momentu masz 7 dni na podpisanie wniosku w urzędzie.

 

Poproś pełnomocnika o założenie firmy w urzędzie

Twoim pełnomocnikiem może być dowolna osoba z pełną zdolnością do czynności prawnych, czyli taka, która ukończyła 18. rok życia i nie jest ubezwłasnowolniona.

Pełnomocnik zarejestruje Twoją działalność gospodarczą w CEIDG wyłącznie w urzędzie. Musi mieć oryginalne dokumenty: pełnomocnictwo i dowód wniesienia opłaty skarbowej (17 zł). Jedynym wyjątkiem jest tzw. pełnomocnik profesjonalny, np. doradca podatkowy, który może samodzielnie poświadczyć kopie wymienionych dokumentów. Ponadto opłata skarbowa nie obowiązuje, jeśli pełnomocnikiem jest żona, mąż, dziecko, tata, mama, babcia, dziadek, wnuk, brat lub siostra. W przypadku innych osób musisz przelać 17 zł na rachunek bankowy właściwego urzędu miasta (zobacz przykład tutaj).

Pełnomocnictwo musi zawierać:

• Twoje imię i nazwisko, PESEL, serię i numer dokumentu tożsamości, opcjonalnie NIP;
• analogiczne dane pełnomocnika oraz adres do doręczeń;
• określenie pokrewieństwa między Tobą a pełnomocnikiem, jeśli jest nim członek rodziny;
• wskazanie czynności, które może wykonać pełnomocnik, czyli zarejestrowanie firmy.

 

Najczęściej zadawane pytania o założenie firmy w Polsce w 2022 roku