Duplikat faktury VAT – co to jest? Zasady wystawiania i księgowania

Jeśli chcesz odliczyć podatek VAT od firmowych zakupów i pomniejszyć podstawę opodatkowania do naliczenia zaliczki na podatek dochodowy, musisz zachować fakturę, która potwierdza np. zakup sprzętu komputerowego do Twojego biura. Co się stanie, kiedy zgubisz lub przypadkiem zniszczysz fakturę? Jej utrata nie oznacza, że korzyści podatkowe przepadają. Wystarczy, że uzyskasz duplikat faktury VAT od sprzedawcy. Sprawdź, kiedy można wystawić duplikat faktury i jak go zaksięgować.

➡ Chcesz uzyskać zapłatę za sprzedane produkty i wykonane usługi, zanim Twoi kontrahenci opłacą faktury sprzedażowe? Zapoznaj się z faktoringiem, który może znacząco poprawić płynność finansową Twojej firmy.

Czym jest duplikat faktury?

Duplikat faktury zastępuje oryginalną fakturę (także korygującą) po jej zniszczeniu lub zgubieniu. To bezpłatny dokument księgowy, który potwierdza zrealizowaną transakcję. Na jego podstawie można zakwalifikować wydatek firmowy do kosztów uzyskania przychodu i odliczyć podatek VAT w pewnych okolicznościach.

Jedyne różnice między oryginalną a ponownie wystawioną fakturą dotyczą dopisku „DUPLIKAT” i daty wystawienia (należy uwzględnić datę wydania duplikatu). Pozostałe dane powinny być identyczne. Jeśli wystawca duplikatu faktury zauważy, że oryginał zawiera błąd, nie może go poprawić od ręki. W takiej sytuacji trzeba wystawić duplikat z błędem, a następnie – fakturę korygującą. Jak w przypadku innych faktur, duplikat nie wymaga podpisu wystawcy.

➡ Kontrahent przekazał Ci fakturę, ale nie wiesz, co z nią zrobić? Sprawdź, czym jest faktura pro forma.

Duplikat faktury a kontrola skarbowa

Załóżmy, że kupujesz sprzęt elektroniczny w sklepie stacjonarnym, więc otrzymujesz fakturę potwierdzającą sprzedaż do ręki. Faktura za zakup drukarki, monitora i tabletu stanowi nie tylko dowód zawarcia transakcji, ale także podstawę do odliczenia podatku VAT i ujęcia wydatku firmowego w kosztach uzyskania przychodu.

Dysponujesz wyłącznie papierową wersją, nie elektroniczną, którą możesz w każdej chwili wydrukować z e-maila. Problem pojawia się, kiedy faktura albo przypadkiem trafia do niszczarki, albo zostaje zgubiona.

Jeśli nie uzyskasz duplikatu, nie odniesiesz korzyści podatkowych, bo podczas ewentualnej kontroli skarbowej nie będziesz w stanie przedstawić dokumentów, na mocy których odliczono podatek VAT i pomniejszono podstawę opodatkowania do obliczenia zaliczki na podatek dochodowy.

Duplikat faktury a centralny system fakturowania

Z raportu „Rewolucja w fakturowaniu: czy polskie firmy są gotowe na KSeF?” autorstwa WEBCON wynika, że aż 66% polskich firm preferuje faktury papierowe. Zaledwie 17% przedsiębiorstw wystawia wyłącznie faktury elektroniczne, nie narażając się na problemy z ich gubieniem czy przypadkowym zniszczeniem.

Te statystyki ulegną zmianie od 2024 roku, kiedy Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy. KSeF zniesie nie tylko obowiązek archiwizowania papierowych faktur, ale także wystawianie duplikatów, ponieważ wszystkie faktury będą przechowywane online. System jest dostępny od 1 stycznia 2022 roku dla chętnych przedsiębiorców.

Kiedy i kto wystawia duplikat faktury?

Zasady ponownego wystawiania faktury są określone w art. 106l Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Duplikat zaginionej lub zniszczonej faktury wystawia:

• podatnik,
• osoba trzecia upoważniona przez podatnika,
• nabywca wystawiający faktury w imieniu i na rzecz sprzedawcy,
• nabywca wystawiający notę korygującą,
• organ egzekucyjny bądź komornik w imieniu i na rzecz dłużnika.

Opracowanie własne na podstawie art. 106l ustawy o podatku od towarów i usług.

➡ Szukasz sposobów na sfinansowanie firmowych wydatków? Sprawdź Ranking Kredytów dla Firm.

Jak napisać wniosek o wystawienie duplikatu faktury?

Wniosek o duplikat faktury nie musi mieć formy pisemnej. Wystarczy zwykła prośba – także złożona osobiście lub telefonicznie. Przepisy nie podają żadnego wzoru wniosku. Pamiętaj, że prosząc o duplikat dokumentu chociażby e-mailowo, zyskujesz dowód, że wystawca pierwotnej faktury otrzymał taką informację.

Kiedy warto wnioskować o wystawienie duplikatu faktury?

Okres przechowywania faktury jest uzależniony od terminu ważności zobowiązania podatkowego. Przedawnia się ono po 5 latach liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku, co determinuje obowiązek wystawiania duplikatów. Kiedy zobowiązanie podatkowe się przedawni, wystawienie duplikatu nie będzie obowiązkowe, aczkolwiek pozostanie dobrowolne, o ile wystawca ma oryginał.

Zanim ten okres upłynie, musisz dysponować fakturami stanowiącymi podstawę odliczeń podatkowych. Jeśli nie masz ani oryginałów, ani duplikatów, trzeba wykonać korektę deklaracji VAT, w których uwzględniono odliczenia na podstawie brakujących faktur. Warto podkreślić, że wspomniany Krajowy System e-Faktur będzie przechowywał faktury aż przez 10 lat.

➡ Zastanawiasz się, czym jest cash flow? Sprawdź, czym jest rachunek przepływów pieniężnych.

Duplikat faktury a podatek VAT

Podatnik może odliczyć podatek VAT na podstawie oryginalnej faktury lub jej duplikatu. Kluczowy wpływ na termin odliczenia podatku naliczonego od podatku należnego mają okoliczności wystawienia duplikatu faktury. Istnieją aż 3 różne przypadki.

1. Przedsiębiorca nie otrzymał oryginalnej faktury, tylko duplikat

Jeśli przedsiębiorca (nabywca) nie otrzyma faktury za zakupy firmowe, ponieważ zaginęła np. w transporcie, może odliczyć podatek VAT dopiero po otrzymaniu duplikatu faktury, który jest traktowany jako oryginał.

2. Przedsiębiorca otrzymał oryginalną fakturę i odliczył VAT

Inaczej postępuje się w sytuacji, w której przedsiębiorca (nabywca) otrzymał oryginalną fakturę i odliczył VAT na jej podstawie, a dopiero potem zgubił lub zniszczył fakturę. Podatnik powinien poprosić sprzedawcę o wystawienie duplikatu faktury. Nie musi natomiast dokonywać żadnych korekt w deklaracji podatkowej. W tym przypadku duplikat faktury uzupełnia brak w dokumentacji i potwierdza transakcję, na podstawie której przedsiębiorca pomniejszył podatek należny o podatek naliczony.

Duplikat faktury nie uprawnia do ponownego odliczenia podatku VAT w tej sytuacji, ponieważ nie dokumentuje nowego zdarzenia gospodarczego, a potwierdza przeszłe.

3. Przedsiębiorca otrzymał oryginalną fakturę, ale nie odliczył VAT-u

Jeżeli przedsiębiorca (nabywca) otrzymał fakturę od sprzedawcy, ale nie zdążył jej zaksięgować przed utratą, odliczy podatek VAT na podstawie duplikatu. Kiedy? Istotna jest częstotliwość rozliczania podatku VAT.

Jeśli przedsiębiorca nie odliczy podatku naliczonego od należnego w rozliczeniu za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy u dostawcy (ale nie wcześniej niż przed otrzymaniem faktury!), może odliczyć VAT w późniejszym terminie. Podstawą prawną jest art. 86 ust. 11 ustawy o podatku od towarów i usług.

• Przedsiębiorca rozliczający się co miesiąc odliczy VAT z duplikatu w deklaracji za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych. Podatnicy rozliczający się miesięcznie zyskali dodatkowy miesiąc wskutek tzw. pakietu Slim VAT.
• Nabywca rozliczający się co kwartał odliczy VAT z duplikatu w deklaracji za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

Załóżmy, że przedsiębiorca zamówił sprzęt komputerowy z dostawą do biura. Paczka została dostarczona 27 kwietnia – przesyłka zawierała papierową fakturę. Niestety, nabywca zgubił dokument, prawdopodobnie wyrzucając go ze zbędnym opakowaniem. Sprzedawca wystawił duplikat, który dotarł do nabywcy 4 maja. Prawo do odliczenia VAT-u powstało już w kwietniu, mimo że duplikat został doręczony w maju. Nabywca może odliczyć podatek VAT w rozliczeniu za maj. Mógłby to zrobić także w czerwcu i lipcu, ponieważ te miesiące zaliczają się do wspomnianych wcześniej trzech kolejnych okresów rozliczeniowych. Gdyby przedsiębiorca otrzymał duplikat faktury dopiero w sierpniu, musiałby skorygować plik JPK_V7 za kwiecień.

➡ Nie wiesz, jak poprawnie rozliczyć rabat za szybkie opłacenie faktury VAT? Sprawdź, czym jest skonto i jak należy je rozliczyć.

Jakie daty wpisuje się w JPK po otrzymaniu duplikatu faktury?

• Oryginalna faktura nie dotarła do przedsiębiorcy – w pliku JPK wpisuje się informacje z duplikatu faktury.
• Pierwotna faktura dotarła do przedsiębiorcy, który utracił ją przed zaksięgowaniem – w pliku JPK uwzględnia się datę wystawienia i wpływu oryginalnej faktury.
• Oryginał dotarł do przedsiębiorcy, został zaksięgowany, a potem zaginął – plik JPK powinien zawierać dane z oryginalnej faktury.

Duplikat faktury a podatek dochodowy

Na gruncie podatku dochodowego również kierujemy się takimi samymi okolicznościami wystawienia duplikatu faktury jak w przypadku podatku VAT.

• Oryginalna faktura została utracona po zaksięgowaniu – duplikat faktury zastępuje zaginiony lub zniszczony pierwotny dokument.
• Pierwotna faktura została utracona przez nabywcę przed zaksięgowaniem – w KPiR uwzględnia się datę wystawienia i wpływu oryginału.
• Oryginalna faktura nie dotarła do odbiorcy – jeśli koszt dotyczy bieżącego roku podatkowego, kwotę netto wpisuje się do księgi przychodów i rozchodów na podstawie duplikatu (zgodnie z datą jego wystawienia, która oznacza datę poniesienia kosztu). Jeżeli koszt dotyczy minionego roku podatkowego, księguje się go na podstawie duplikatu, ale w ostatnim miesiącu danego roku. W sytuacji, w której przedsiębiorca złożył deklarację za poprzedni rok podatkowy, musi przygotować korektę zeznania.

Najczęściej zadawane pytania o duplikat faktury

Anna Majewska

Przedsiębiorczyni zafascynowana światem finansów i bankowości. W wolnych chwilach uwielbia czytać powieści kryminalne oraz spędzać czas na świeżym powietrzu (najchętniej w górach!).